Gepubliceerd op: 31 October 2022
Wat zijn papieren werkbonnen?
Een papieren werkbon is een papieren document dat gebruikt wordt om werkopdrachten vast te leggen en te beheren. Vaak worden dingen als de naam van de klant, details van de klus, benodigde materialen, begin- en eindtijd, en soms ook notities of goedkeuringen in een werkbon verwerkt. Deze werkbon dient als communicatiemiddel tussen de binnen en buitendienst, en wordt vaak handmatig ingevuld en na afloop teruggekoppeld aan de afdeling administratie voor verdere verwerking, zoals facturatie of archivering.
De tekortkomingen van een papieren werkbon
Ondanks dat een papieren werkbon handig kan zijn voor het vastleggen van werkzaamheden, heeft het ook veel tekortkomingen. Zo raken je werkbonnen makkelijk kwijt en/of beschadigd, vertraagt het je administratie en zijn ze vaak onleesbaar door het slechte handschrift van je monteurs. Daarnaast zorgen papieren werkbonnen ervoor dat je gelimiteerd bent in je flexibiliteit. Heb je op het laatste moment een ander onderdeel nodig of veranderd het bezoekadres, dan kan je dit niet meer wijzigen op je werkbonnen.
Ook zorgen papieren werkbonnen voor een rommelige archivering. Het neemt veel ruimte in beslag en maakt het zo goed als onmogelijk om oude werkbonnen terug te vinden op de gigantische stapel met papieren werkbonnen.
De oplossing? Digitale werkbonnen
Door je werkbonnen te digitaliseren zijn alle bovenstaande problemen verleden tijd. Geen papieren rompslomp meer, maar alles overzichtelijk beheren vanuit één systeem. Zo kun jij sneller en doelgerichter te werk gaan en bespaar je een hoop tijd en geld. Maar een digitale werkbon heeft nog veel meer te bieden. We hebben hieronder alvast 5 redenen voor je uitgelicht waarom het écht tijd is om afscheid te nemen van je papieren werkbonnen en over te stappen op de digitale werkbon:
1. Back-office kan altijd alles terugzien
Door gebruik te maken van een Insezo kan de back office exact zien wat de status is van een digitale werkbon of wat de monteur op locatie heeft gedaan. Zo heb jij altijd inzicht op alle opdrachten, werkzaamheden en materialen.
2. Klant zet digitale handtekening
Zodra de monteur zijn werk heeft afgerond zal hij de werkbon afronden met een digitale handtekening van de klant. De klant ontvangt na tekenen de digitale werkbon, inclusief verrichte werkzaamheden en handtekening, in zijn mail. Zo heb je altijd geborgd dat de klant heeft getekend voor de service, en houd je tegelijkertijd de urenregistratie automatisch bij.
3. Duurzaamheid
We willen allemaal graag papierloos werken. Nooit meer stapels papieren werkbonnen doorspitten. Geen rondslingerend papier zorgt voor orde maar is ook duurzaam. Met Insezo heb je geen papieren werkbonnen meer nodig. Planning van de buitendienst, berichten naar de klant, alles van aanmelding tot afhandeling is gedigitaliseerd. In totaal heeft Insezo al meer dan 1.500.000 a4'tjes bespaart!
4. Geen aparte agenda meer nodig
Je maakt met de gehele organisatie gebruik van één centrale agenda van waaruit je de bezoekafspraken eenvoudig kunt plannen. Je kunt de agenda filteren op monteur en iedere monteur ziet in zijn eigen gebruikersaccount al zijn geplande bezoekafspraken. Ook kun je sneller en efficiënter te werk gaan en worden je werkbonnen in realtime overgezet naar de binnendienst, in plaats van dat je moet wachten tot de monteur terug is op kantoor, zoals met de papieren werkbon. Dit versnelt het facturatie en administratieproces aanzienlijk en helpt je met het overzicht houden op je werkplanning.
5. Service naar de klant
Met de digitale werkbon app van Insezo heb je 24/7 inzicht en grip op alle servicemeldingen. Daarmee kun je altijd inzien wat de status is van de digitale werkbon, van aanmelding tot afhandeling. Zo heb je de gegevens van de klant direct bij de hand mocht er een vraag binnenkomen. De klant ontvangt op bepaalde momenten in het proces automatisch een SMS- en e-mailbericht met de status van de melding. Klanten geven aan hier heel blij van te worden.
Conclusie
Een papieren werkbon is een handige tool voor het vastleggen van je werkzaamheden. Echter is het een verouderd systeem met vele tekortkomingen. De digitale werkbon biedt je de oplossing op al deze tekortkomingen. Met een digitale werkbon kun je sneller, efficiënter en overzichtelijker te werk gaan ten opzichte van een papieren werkbon.
Dus, blijf je aanmodderen met een papieren werkbon, of maak je de overstap naar de digitale werkbon? Ervaar zelf de vele voordelen van de digitale werkbon en probeer Insezo nu gratis uit! Klik hier om een gratis proefaccount aan te maken.
Terug