9 punten waar je op moet letten bij het opstellen van een checklist voor buitendienstmedewerkers

In de branche van buitendienstactiviteiten speelt een goed ontworpen checklist een belangrijke rol in het stroomlijnen van processen. Hier zijn enkele handige tips waar je op kunt letten bij het maken van een checklist voor je monteurs.

• Houd je vragen simpel
• Zet je vragen in de juiste volgorde in je checklist
• Stel alleen relevante vragen in je checklist
• Voeg ruimte toe voor opmerkingen of feedback in je checklist
• Houd je checklist veilig
• Soorten vragen die je kunt stellen in je checklist
• Maak verschillende checklisten
• Laat de monteur foto's maken
• Zorg dat je checklist aansluit op de werkbon

1. Houd je vragen simpel:

 Het is belangrijk dat de monteur alle gestelde vragen in de checklist begrijpt, zodat hij de antwoorden geeft waar je naar opzoek bent. Houd hierom je vragen simpel. Gebruik geen onnodige moeilijke woorden, en houd je vragen kort. Ook is het handig om je checklist kort en bondig te houden. De monteurs zitten niet te wachten op eindeloze vragenlijsten.

2. Zet je vragen in de juiste volgorde:

 Houd je checklist eenvoudig en overzichtelijk voor de monteur. Stel je checkclist op in de volgorde waarin deze beantwoord moet worden, zodat de monteur niet constant hoeft te zoeken waar de vraag staat waarnaar hij opzoek is. Zo voorkom je verwarring bij je monteurs.

3. Stel alleen relevante vragen:

Stel alleen vragen waarvan het antwoord daadwerkelijk relevant is. Zo maak je het proces sneller en eenvoudiger voor zowel de monteur, als de binnendienst. Overige, iets minder relevante vragen kun je bijvoorbeeld in de werkbon verwerken. Stel bijvoorbeeld niet de vraag: ''Wat is volgens de klant defect aan het product?''. Deze vraag wordt namelijk al aan de klant gesteld in de werkbon, en is dus overbodig.

4. Voeg Ruimte Toe voor Opmerkingen en Feedback:

Het toevoegen van een sectie voor opmerkingen in je checklist stelt monteurs in staat om onverwachte problemen of aanvullende informatie toe te voegen. Dit kan waardevol zijn voor toekomstige planningen en verbeteringen. Ook kan de monteur deze sectie gebruiken om het aan te geven als er iets fout is gegaan bij de klus. Ondanks dat deze sectie ook al in de werkbon is verwerkt, is het handig dit ook in de checklist te doen. Dit is namelijk een andere fase van het proces dan wanneer de werkbon is aangemaakt, waardoor er waarschijnlijk ook andere opmerkingen en feedback zijn.

5. Houd je checklist veilig:

Veilig werken is van groot belang. Je wilt ten slotte niet dat jouw checklist open en bloot is te vinden voor de concurrentie. Het is hierom belangrijk dat je een veilige en betrouwbare software gebruikt bij het maken van je checklist. Bij Insezo staat jouw checklist achter slot en grendel, om ongewenste bezoekers te voorkomen.

6. soorten vragen die je kunt stellen in je checklist:

Maak het zo makkelijk mogelijk voor je monteur. Stel zo veel mogelijk gesloten vragen. Zo krijg jij een duidelijk antwoord en is de checklist eenvoudiger en gebruiksvriendelijker voor de monteur. Vraag hiernaast welke onderdelen de monteur nodig heeft gehad voor de reparatie, de serienummers van het product en van de benodigde onderdelen. Andere vragen die je kunt stellen is de tijd die de monteur bezig is geweest met de klus of een toelichting van de uitgevoerde werkzaamheden.

Ook is het mogelijk om vervolgvragen te stellen. Je kunt bijvoorbeeld de vraag stellen: ''Heb je onderdelen gebruikt voor de reparatie van het product?'' waarop je wanneer het antwoord ''ja'' is de vervolgvraag kunt stellen ''wat is het serienummer van het onderdeel dat je hebt gebruikt?''. Zo houd je de checklist overzichtelijk, maar krijg je tegelijkertijd wel de specifieke informatie binnen die je nodig hebt.

7. Maak verschillende checklisten:

Elk product is anders, en dus heb je voor elk product ook andere informatie nodig. Maak hierom per product een andere checklist aan, zodat je checklist goed aansluit op het product. Ook is het handig om voor reparatie en installatie twee verschillende lijsten aan te maken. Ook hier zit namelijk veel verschil in het proces, en heb je dus ook andere informatie van de monteur nodig bij een installatie, dan bij een reparatie. Zorg er hiernaast voor dat je checklist een aanvulling is op je werkbon, in plaats van dat deze overlapt.

8. Laat de monteur foto's maken:

Verwerk in je checklist een onderdeel waarbij de monteur foto's moet maken. Dit kan je bijvoorbeeld doen bij aankomst, voor de reparatie, na de reparatie, en bij vertrek. Hiermee heb je bewijs dat de monteur daadwerkelijk langs is geweest bij de klant, en het product heeft gerepareerd. Zo voorkom je dat je achteraf claims krijgt van klanten dat je monteur niet is langs geweest, of het product niet heeft gerepareerd. Daarnaast kun je door in zowel de werkbon als in de checklist om foto´s te vragen controleren of het juiste product is gerepareerd. 

9. Zorg dat je checklist aansluit op de werkbon:

Je checklist laten aanlsuiten op je werkbon is cruciaal voor een goede checklist. Zo kun je namelijk een hoop vragen mijden uit je checklist omdat je deze in de werkbon kunt verwerken. Daarnaast kan het dienen als een extra controlepunt door bijvoorbeeld in zowel de werkbon als in de cheklist om foto's te vragen van het product. Het is belangrijk dat je de juiste balans vindt tussen overlap en nieuwe informatie in je checklist, ten opzichte van je werkbon, om deze goed op elkaar aan te laten sluiten. In Insezo staan deze dan ook allemaal op 1 plek, zodat jij goed inzicht hebt in zowel je checklist als je werkbon. Zo kun je deze eenvoudig op elkaar afstemmen.

Kortom: Een doordachte checklist is een waardevol instrument voor monteurs, waarbij het niet alleen de efficiëntie verhoogt, maar ook de kwaliteit verbetert. Het stelt bedrijven in staat om processen te handhaven en zich aan te passen aan de constant veranderende eisen van de buitendienst. Zorg er dus voor dat je je checklist efficiënt, kort en duidelijk opstelt, en dat deze aansluit op je werkbon.

Wordt jij net als InstallExtra, Boilergigant, kokendwatergigant en vele andere één van onze tevreden klanten? Probeer Insezo nu 14 dagen gratis!