Dit zijn de 5 meest gemaakte fouten bij bedrijven met een buitendienst

Bij het succesvol managen van een buitendienst komt een hoop kijken en is iets wat vaak door ondernemers word onderschat. Zeker op het begin zal je tegen een hoop fouten en onhandigheden aanlopen bij het starten van een buitendienst. Maar wat zijn de 5 meest gemaakte fouten bij bedrijven met een buitendienst, en hoe kun je deze fouten voorkomen/oplossen? Dit zijn de 5 meest gemaakte fouten bij bedrijven met een buitendienst.

• Gebruikmaken van een papieren werkbon
• Een onoverzichtelijke planning voor de buitendienst
• Gebruikmaken van een niet geoptimaliseerde checklist
• Onoverzichtelijk Archief
• Slechte communicatie tussen de binnen en buitendienst

1.      Gebruikmaken van een papieren werkbon:

Vele bedrijven met buitendienst maken nog steeds gebruiken van de ouderwetse papieren werkbon. Los van het feit dat de papieren werkbon out datet is, heeft de papieren werkbon ook meerdere nadelen ten opzichte van de modernere digitale werkbon. Zo is een papieren werkbon vele malen minder overzichtelijk dan een digitale werkbon, en loop je met de papieren werkbon een groot risico op het kwijtraken of beschadigen van de werkbon. Problemen die allemaal simpel voorkomen kunnen worden door over te stappen naar de digitale werkbon. Een ander voordeel van de digitale werkbon is dat deze vaak live zijn en dus ten alle tijden aanpasbaar. Bij een papieren werkbon is dit niet mogelijk.

2.     Een onoverzichtelijk planning voor de buitendienst:

Tegenwoordig heb je naast de mogelijkheid om je werkbon te digitaliseren ook de mogelijkheid om je planning voor de buitendienst te digitaliseren. Echter blijkt dit voor veel bedrijven nog een grote stap om af te gaan van het ouderwetse digitale planbord. Toch is een digitale planning voor de buitendienst vele malen eenvoudiger en efficiënter. Met de digitale planning heb je simpelweg meer tools tot je beschikking en kan je dus een vele malen doelgerichtere planning maken voor je buitendienst. Zo heb je bijvoorbeeld routeplanner en smartplanners die automatisch de perfecte route voor je genereren, waardoor de monteur nooit onnozele kilometers hoeft te rijden. Naast dat een digitale planning efficiënter is, is het ook een stuk overzichtelijker voor je buitendienst. Je hebt namelijk in tegenstelling tot een fysiek planbord, altijd en overal toegang tot je planning. Daarnaast zijn de digitale planningen vaak duidelijker en overzichtelijker voor zowel de planners als de buitendienst, waarmee je een hoop fouten en verwarringen weet te voorkomen.

3.     Gebruikmaken van een niet geoptimaliseerde checklist

De checklist is een van de belangrijkste onderdelen voor de monteur om de werkbon goed uit te voeren. Het is dan ook belangrijk om deze zo goed mogelijk te optimaliseren aan de werkbon en je bedrijf. Hierom kun je tegenwoordig bij veel serviceplatformen zelf je eigen checklist bouwen. Hiermee kun je deze exact afstellen op de behoeften van jouw bedrijf, en tegelijkertijd de checklist niet te lang en ingewikkeld maakt voor de monteur. Wil je meer weten over hoe je een checklist optimaliseert? Lees dan de blog : ‘’9 punten waar je op moet letten bij het opstellen van een checklist voor een buitendienstmedewerker’’.

4.     Onoverzichtelijk archief

Het is wettelijk verplicht om tot 7 jaar na data een werkobn te bewaren in het archief van je bedrijf. Aangezien je anders oneindige, onoverzichtelijke stapels met documenten krijgt is het hierom tegenwoordig bijna een must om je archief en je werkbon te digitaliseren. Naast dat het wettelijk verplicht is om je gearchiveerde werkbon te bewaren, kun je uit de gearchiveerde werkbon ook een hoop nuttige info halen voor je bedrijf en kun je zelfs je service naar je klanten toe verbeteren door je archief overzichtelijk te houden. Zo kun je bijvoorbeeld rapportages maken uit je gearchiveerde werkbon, waar je vervolgens vitale informatie uit kunt halen voor de ontwikkeling van je bedrijf en je producten. Zo kun je bijvoorbeeld eenvoudig zien welke producten er vaak kapot gaan, welke storingscodes er vaak voorkomen, of in welke regio de meeste werkbonnen worden uitgevoerd. Deze informatie kan cruciaal zijn voor de ontwikkeling van je bedrijf en je helpen met het door ontwikkelen van je producten. Ook kun je de service naar je klanten toe verbeteren door je archief geordend te houden. Zo kun je namelijk eenvoudig de werkbon terugvinden en de klant de klant dus sneller te woord staan bij vragen.

5.     Slechte communicatie tussen de binnen en buitendienst

Communicatie is key om een goede buitendienst te runnen. Echter blijkt het vaak lastiger dan gedacht om een goede communicatielijn te houden tussen je binnen en buitendienst. De monteur neemt zijn telefoon niet op, leest zijn berichten niet of heeft geen bereik. Dit kan zorgen voor fouten en verwarringen binnen je bedrijf. Dor gebruik te maken van een service software kan je dit probleem eenvoudig verhelpen. Hier kun je namelijk gemakkelijk in de digitale werkbon in realtime communiceren met de monteur. Dit verbetert de interne communicatie in je bedrijf en voorkomt een hoop fouten en verwarringen.

De oplossing? Insezo!

We hebben nu de 5 meest voorkomende fouten aangekaart, maar hoe los je ze op? Dat antwoord is simpel: Insezo! Insezo is een all-in-one service software bedrijf waaruit je alle zaken omtrent je buitendienst kunt regelen. Van het maken van een digitale werkbon, het opstellen van een geoptimaliseerde checklist voor je monteurs, het maken van de perfecte planning tot het verbeteren van de communicatie tussen de binnen en buitendienst, met Insezo kan het allemaal! Alles wat je nodig hebt in een service software met Insezo! Wil jij ook je buitendienst optimaliseren? Probeer Insezo dan nu 14 dagen gratis.