Een planbord maken, hoe doe je dat en wat zijn de voordelen?

Bij het beheren van werkbonnen, groot of klein, is efficiënte planning cruciaal. Een goed georganiseerd planbord kan het verschil maken tussen succes en chaos. In dit artikel bespreken we hoe je een effectief planbord maakt en hoe digitale planborden, zoals die van Insezo jouw projectmanagement transformeren.

De kracht van een (digitaal) planbord

Een planbord biedt een visueel overzicht van alle storingsmeldingen, deadlines en de voortgang van werkbonnen. Dit helpt bij:

• Verbeteren van de communicatie: Teamleden zien in één oogopslag wat er moet gebeuren, wie verantwoordelijk is, en wanneer taken voltooid moeten zijn.
• Verhogen van efficiëntie: Door taken en deadlines duidelijk te markeren, kunnen teams sneller werken en worden last-minute verrassingen vermeden.
• Flexibel beheer: Veranderingen in planning of prioriteit kunnen snel worden aangepast en gecommuniceerd.

Tips voor het maken van een effectief planbord

1. Bepaal de scope: Start met een duidelijk begrip van een storingsmelding.
2. Kies de juiste indeling: Afhankelijk van de complexiteit van de storingsmelding, kies een indeling die past – van een eenvoudige lijst tot een gedetailleerd Gantt-diagram.
3. Maak taken zichtbaar: Gebruik kleurcodes, labels of secties om verschillende soorten taken of prioriteiten te onderscheiden.
4. Houd het actueel: Het planboard geeft realtime alle storingsmeldingen weer. Zo zie je in oogopslag de status van de werkbonnen.

Extra tip: maak naast het gebruik van een planbord ook gebruik van Insezo's werkbon app om voor meer inzicht in de werkzaamheden en een efficiënter proces te zorgen. Insezo's werkbon app kun je 14 dagen gratis proberen! 

Het planbord maken

Dan, over naar het planbord maken. Het creëren van een effectief planbord vereist een gestructureerde aanpak. Hier zijn de concrete stappen die je kunt volgen:

1. Doelstellingen definiëren

Begin met het maken van een planning via een van Insezo’s planningsmogelijkheden. Wat wil je bereiken en binnen welke tijdspanne? Dit helpt bij het bepalen van de structuur en de inhoud van jouw planbord.

2. Kies een platform

Beslis of je een fysiek planbord of een digitaal planbord zoals dat van Insezo wil gebruiken. Digitale planborden geven realtime inzicht, bieden meer flexibiliteit en zijn toegankelijker voor teams op afstand.

3. Taken en verantwoordelijkheden toewijzen

Zie in een oogopslag de ingeplande werkbonnen van al jouw buitendienstmedewerkers. Wat is er reeds afgerond, waar zit ruimte om een werkbon bij te plannen of hoe druk heeft een monteur het?

4. Resources en afhankelijkheden aangeven

Noteer welke middelen nodig zijn voor elke taak en identificeer afhankelijkheden tussen taken. Dit helpt bij het efficiënt inzetten van middelen en het voorkomen van knelpunten.

5. Regelmatige evaluatie en aanpassing

Een planbord is geen statisch instrument. Evalueer regelmatig de voortgang en pas het planbord aan waar nodig om de planning op koers te houden.

Zelf een fysiek planbord maken of liever een op maat variant online?

Hoewel traditionele, fysieke planborden nuttig kunnen zijn, brengen ze ook veel nadelen met zich mee. Ben je je planbord kwijt of heeft de schoonmaker per ongeluk wat zaken verplaatst, dan loopt heel de planning van je project in de soep. Ook ben je veel tijd kwijt met het vormgeven, inrichten en up-to-date houden van je planbord.

 Een digitaal planbord van Insezo biedt daarentegen extra voordelen:

•  Je bent een efficiënte planning rijker;
• Iedereen heeft altijd en overal toegang tot de planning;
• Communicatie tussen binnen- en buitendienst verbetert;
• Volledig te personaliseren;
• Te koppelen aan je boekhoudsysteem of andere software.

Klinken bovenstaande stappen als te veel moeite?

Begin dan vooral niet aan zelf een planbord maken… Laat dat aan ons over. Bij Insezo helpen we je graag uit de chaos van een onoverzichtelijk planbord. Daar zullen zowel je eindklanten als je werknemers je dankbaar voor zijn.

Meer weten? Neem contact met ons op of ontdek zelf hoe Insezo’s digitale planbord jouw werkbonnen planning kan optimaliseren. Probeer Insezo 14 dagen gratis!