Gepubliceerd op: 10 December 2024
Een werkplanning kan een handige tool zijn bij het managen van je buitendienst. Het helpt met het overzichtelijk krijgen van de planning voor zowel jou, als je medewerkers. Maar wat is een werkplanning precies, en hoe maak je die? Daar gaan we in deze blog verder op in!
Wat is een werkplanning?
Een werkplanning is een indeling van taken, activiteiten en deadlines voor een bepaalde periode. Hierdoor kunnen je medewerkers efficiënter werken en zorg je voor duidelijkheid bij iedere betrokken partij.
Waarom een werkplanning belangrijk is
Voor monteurs kan het werk soms onvoorspelbaar zijn. Denk aan last-minute wijzigingen in werkbonnen, veranderende reistijden tussen locaties, of onverwachte problemen. Wanneer je werkt zonder werkplanning, kunnen deze veranderingen grote gevolgen hebben voor je planning.
Werken met een werkplanning:
- Zorgt voor structuur
- Bespaart tijd
- Verhoogt de efficiëntie
- Vermindert stress
Hoe maak je een werkplanning?
Je weet nu wat een werkplanning is en waarom het belangrijk is. Maar hoe maak je zo’n werkplanning? We nemen je stap voor stap mee in het maken van een werkplanning:
1. Maak een overzicht van de werkzaamheden
Begin met een overzicht van alle taken die moeten worden uitgevoerd. Maak ok meteen onderscheid tussen dringende taken en minder dringende taken. Dit kun je doen door bijvoorbeeld labels toe te voegen aan taken. Een aantal voorbeelden van taken zijn:
- Installaties
- Onderhoudswerkzaamheden
- Reparaties
- Keuringen
2. Ken medewerkers toe aan taken
Bekijk welke monteur en beschikbaar is en welke vaardigheden nodig zijn voor elke taak. Verdeel de taken ongeveer gelijk over je teamleden. (tip: In Insezo kun je per monteur zien wat de skills van de monteur zijn. Zo kun je de monteur inplannen op basis van zijn of haar vaardigheden)
3. Plan reistijden in
Voor monteurs is reistijd een belangrijk onderdeel van een klus. Plan opdrachten zo dat reistijden minimaal blijven. Werk bijvoorbeeld met regio’s of clusters. (tip: gebruik de digitale postcodekaart van Insezo voor het inplannen van de juiste monteurs)
4. Houd rekening met onverwachte situaties
In een goede werkplanning is het belangrijk om flexibel te zijn. Zorg dat er ruimte is voor spoedopdrachten of onverwachte wijzigingen.
5. Maak de planning inzichtelijk
Een werkplanning is pas effectief als iedereen hem kan inzien. Gebruik een duidelijk format en deel deze met alle betrokken partijen. Denk hierbij aan een digitale planningstool of een spreadsheet.
Voorbeeld werkplanning
Hieronder zie je een voorbeeld van hoe een werkplanning voor de buitendienst eruit kan zien. In het voorbeeld zie je hoe je per monteur een overzichtelijke planning hebt die in realtime kan worden gedeeld, en aangepast.
Met een duidelijke werkplanning laat je de buitendienst soepeler draaien. Het kost misschien wat tijd om een werkplanning te maken, maar dit is het zeker waard!
Terug