Gepubliceerd op: 19 August 2024
Een werkbon wordt veel gebruikt door onder andere installateurs, onderhoudsbedrijven en bouwbedrijven. Een werkbon biedt niet alleen duidelijkheid over de uitgevoerde werkzaamheden, maar vormt ook de basis voor facturatie. Maar wat moet er eigenlijk verplicht op een werkbon staan? En welke onderdelen kun je naar eigen inzicht toevoegen? In deze blog duiken we dieper in de verplichte en optionele onderdelen van een werkbon.
Verplichte Onderdelen van een Werkbon
Bedrijfsgegevens
- Naam van het bedrijf: Die officiële naam waaronder het bedrijf staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK).
- Adresgegevens: Denk hierbij aan het volledige adres, inclusief postcode en plaats.
- Contactgegevens: Telefoonnummer en e-mailadres zijn belangrijk om eventuele vragen snel te kunnen beantwoorden.
Gegevens van de klant
- Naam van de klant: Dit kan zowel een particulier of een bedrijf zijn.
- Adres van de klant: Het volledige adres van de klant moet worden vermeld.
- Contactgegevens: Zorg dat het telefoonnummer en eventueel het e-mailadres van de klant ook op de werkbon staan. Echter is het email adres niet verplicht.
Datum
- Datum van de werkzaamheden: Dit is de dag waarop de werkzaamheden zijn uitgevoerd. Dit kan belangrijk zijn voor de facturatie, garantie en eventuele geschillen.
Beschrijving van de werkzaamheden
- Uitgevoerde werkzaamheden: Een duidelijke en gedetailleerde omschrijving van de werkzaamheden is essentieel. Dit voorkomt misverstanden en maakt het voor beide partijen duidelijk wat er precies is gedaan.
- Verbruikte materialen: Vermeld de materialen die zijn gebruikt, inclusief aantallen en specificaties. Dit is belangrijk voor zowel de klant als het bedrijf, en helpt je met de facturatie.
Tijdsbesteding
- Aantal gewerkte uren: Noteer het totaal aantal gewerkte uren. Dit vormt vaak de basis voor de facturatie. Reistijd telt hiervoor niet mee.
- Eventuele toeslagen: Als er toeslagen gelden, bijvoorbeeld voor weekend- of avondwerk, moeten deze duidelijk worden vermeld op de werkbon.
Handtekening
- Handtekening van de klant: Dit dient als bevestiging dat de klant akkoord gaat met de uitgevoerde werkzaamheden.
- Handtekening van de uitvoerder: Ook de handtekening van de werknemer die de werkzaamheden heeft uitgevoerd, moet op de werkbon staan.
Optionele Onderdelen van een Werkbon
Naast de verplichte onderdelen zijn er verschillende zaken die je naar eigen inzicht kunt toevoegen aan een werkbon om te zogen voor meer duidelijkheid en professionaliteit. We hebben er een aantal voor je op een rijtje gezet:
Werkbonnummer
- Een uniek nummer voor elke werkbon kan helpen bij het organiseren en bijhouden van je administratie. Dit maakt het ook makkelijker om werkbonnen terug te vinden als dat nodig is.
Referentie of projectnummer
- Als je werkt aan grote projecten, kan het handig zijn om een projectnummer of referentie te vermelden. Dit zorgt voor een betere overzichtelijkheid binnen je projectadministratie.
Betalingsvoorwaarden
- Het toevoegen van de betalingsvoorwaarden op de werkbon kan helpen om de klant op de hoogte te stellen van de betaaltermijnen en eventuele voorwaarden. Dit helpt om betalingsproblemen te voorkomen.
Opmerkingen of bijzonderheden
- Soms is het nuttig om een sectie toe te voegen voor opmerkingen. Hier kun je bijzonderheden noteren zoals onverwachte complicaties, aanvullende afspraken of speciale verzoeken van de klant.
Logo van het bedrijf
- Een logo maakt je werkbon direct herkenbaar en geeft een professionele uitstraling.
Werkbonnen digitaliseren
- In de moderne tijd kiezen steeds meer bedrijven voor digitale werkbonnen. Deze kunnen worden ondertekend met een digitale handtekening en direct naar de klant worden gestuurd via e-mail. Dit bespaart tijd en papier en minimaliseert de kans op fouten.
Conclusie
Er zijn een aantal regels omtrent werkbonnen, en de inhoud hiervan. Om er zeker van te zijn dat je aan al deze regels voldoet, kan een digitale werkbon de oplossing zijn! De digitale werkbon bevat altijd alle verplichte informatie en geeft je vaak de mogelijkheid om naar wens onderdelen toe te voegen en te personaliseren. Zo kun je zelf een optimale werkbon samenstellen, en deze digitaal laten afhandelen en ondertekenen. Dit bespaart tij, geld en papier en minimaliseert tegelijkertijd de kans op fouten in het serviceproces!
Terug