Cookievoorkeuren
InstellingenIk ga akkoord

Onduidelijke planningen en gecancelde afspraken zonder digitaal planbord

Elke dag zijn er monteurs onderweg naar de eindklant om te helpen, ondersteunen of om een gehele installatie te doen. Wat het ook is: een efficiënte planning is hierbij ontzettend belangrijk. Klanten die urenlang thuis wachten op een monteur waarmee ze een afspraak denken te hebben, maar die vervolgens niet komt opdagen? Frustrerend. In veel gevallen maken je eindklanten tijd vrij om de monteur binnen te laten, want ze willen geholpen worden. Je kunt je voorstellen dat deze klant teleurgesteld of zelfs boos is als een monteur niet op komt dagen – wat de reden daarvoor ook is.

Een afspraak die ineens wordt gecanceld kan door de klant komen, maar ook door personeel van de binnen- of buitendienst. Moet jij continu afspraken achterhalen omdat zaken niet duidelijk in een planning staan? Of ben je eindeloos bezig met agenda’s van monteurs te synchroniseren? Zonde van je tijd.

Mail jij afspraken nog heen en weer?

Kan de ene monteur op dinsdagmiddag bij de klant langskomen, zodat de andere monteur die verantwoordelijk is voor het voorwerk in de ochtend kan komen? Dan moet de binnendienst checken in de planning of dat mogelijk is. Ben je werkzaam bij de binnendienst van een servicebedrijf en maak je geen gebruik van een digitaal planbord? Dan moet je iedere monteur één op één mailen. Duurt lang, de één beantwoordt zijn mail niet en de ander komt met een vaag antwoord. Oftewel: allesbehalve efficiënt.

Heen en weer mailen is niet meer van deze tijd en gaat ten koste van de inspanning. Vervelend voor degene die de planning regelt, maar nog belangrijker: vervelend voor de eindklant die al dagenlang wacht op een bevestiging voor een afspraak. Want ook die moet rekening houden met een planning en zorgen dat er iemand thuis is. Zou je toch niet eens een digitaal planbord gaan implementeren?

Gebruik een digitaal planbord: altijd een kloppende planning

Je raakt al gestrest als je eraan denkt dat je verschillende monteurs moet inplannen, want je weet: dit is chaos. Goed nieuws! Insezo helpt je uit deze chaos. Met een digitaal planbord dat onderdeel is van ons onlineservice management platform maak jij strakkere planningen dan ooit tevoren en zullen zowel eindklanten én werknemers in de buitendienst je dankbaar zijn. Eindelijk snel inzicht in de planning van iedere monteur die gekoppeld is aan een digitaal planbord van Insezo.

Met een digitaal planbord ziet de binnendienst direct wie wanneer beschikbaar is en is heen en weer mailen dus niet meer nodig. Dus, monteurs inplannen bij eindklanten? Geen probleem, dat heb jij nu binnen een paar seconden geregeld. Een digitaal planbord van Insezo is op verschillende apparaten in te zien. Op desktop, maar ook op telefoons en tablets die meegaan met de buitendienst.

Dit kun je allemaal met een digitaal planbord van Insezo

Met een digitaal planbord van Insezo ben je niet alleen een efficiënte planning rijker, je kunt nog veel meer met het digitale planbord dan alleen een planning maken:

  • De eindklant wordt automatisch op de hoogte gebracht via sms of mail.
  • De planning van vandaag, morgen, maar ook van volgende maand inzien.
  • Monteurs in hun eigen Insezo-omgeving planningen laten checken.
  • Checken op welke tijden er nog een monteur beschikbaar is.
  • Automatisch en snel uitgebreide en efficiënt routes genereren.
  • Planningen tussentijds wijzigen.

Je kunt je voorstellen dat de communicatie tussen binnen- en buitendienst aanzienlijk verbetert met de implementatie van Insezo’s digitale planbord. Een digitaal planbord bij Insezo is volledig te personaliseren, met de features die jij wenst. Benieuwd hoe een digitaal planbord werkt? Check hier alle opties en prijzen.

Strakke planning voor binnen- en buitendienst

Het hele planningsproces vindt vooral plaats tussen de binnen- en buitendienst. Iemand in de buitendienst is in veel gevallen een monteur, maar misschien is er bij jouw servicebedrijf wel sprake van een leverancier of andere soort uitvoerder die onder de buitendienst valt. Hoe de verschillende functies in de binnen- en buitendienst ook mogen heten: een digitaal planbord is in te zetten bij ieder bedrijf dat servicediensten levert.

Van installatiebedrijf tot woningcorporatie: je planning klopt

Wil jij ook een fijne workflow voor zowel de binnen- als buitendienst voor je bedrijf en vraag je je af of een digitaal planbord ook bij jouw bedrijf mogelijk is? Waarschijnlijk wel. Insezo’s software is te gebruiken voor verschillende bedrijven die servicediensten aanbieden, zoals deze:

  • aircobedrijven
  • installatiebedrijven
  • witgoedfabrikanten
  • gemeenten
  • servicebedrijven
  • woningcorporaties
  • zonnepanelen aanbieders
  • aanbieders van elektrische fietsen
  • keukenzaken
  • aanbieders van haarden en kachels
  • projectbeheer
  • aanbieders van portocabins
  • bouwbedrijven

Probeer een digitaal planbord uit met onze professionele begeleiding

Ben je klaar met heen en weer mailen naar monteurs en het eindeloos afwachten van antwoorden, zodat jij je planning kunt maken? Probeer dan een digitaal planbord van Insezo uit. We beloven je dat het een verademing is en dat het je veel tijd bespaart. Wil je eerst kennis maken met een digitaal planbord? Dan kun je ons planbord gratis 14 dagen uitproberen.

De planning werkt voor jou, en jij niet meer voor de planning. Dat is hoe we het zien bij Insezo. Tijdens de implementatie van een digitaal planbord van Insezo begeleiden we je van begin tot eind. We denken met je mee, zodat jij een digitaal planbord voor je bedrijf krijgt waar iedereen blij van wordt.

Veelgestelde vragen.

Checklists bouwen

Op locatie legt de buitendienstmedewerker de werkzaamheden vast via een checklist op zijn mobiel of tablet. Je kunt verschillende checklists aanmaken, inrichten en optimaliseren. Dit doe je via 'Beheer' > 'Wizard builder'. Advies nodig? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!

Rapportage maken

Jouw organisatie genereert dagelijks ontzettend veel klant-, product- en servicegegevens. Maak een gebruikersvriendelijk rapport dat is ontdaan van onnodige zaken, dit doe je via 'Archief en rapportage'. Maak een datum selectie en klik op 'Maak rapportage'. Vervolgens selecteer je alle data welke je wilt exporteren en klik je op 'Maak rapportage'. Maak je vaak eenzelfde rapportage? Maak dan een filter aan.

Hoe kan ik zoeken?

Via de zoekbalk, altijd bovenaan de pagina, kun je razendsnel navigeren naar opdrachten. Je kunt onder andere zoeken op naam, opdrachtnummer, postcode, plaats of referentienummer. Staat er een folder-icoon achter het ondernemer? Dan is de opdracht reeds afgehandeld en gearchiveerd. Je kunt geavanceerd zoeken door rechtsboven op het vergrootglas icoon te klikken 

Een label aanmaken

Creëer labels en toon deze bij opdrachten die moeten opvallen. Het label is zichtbaar voor iedere betrokken partij. Je kunt de labels beheren via het menu aan de linkerzijde 'Beheer' > 'Labels'. Vervolgens kun je, als je in een opdracht zit, een label aan de opdracht hangen via het menu aan de linkerzijde.

Kolommen aanpassen

Op een tal pagina's vind je een tabel met verschillende kolommen, deze kolommen kun je zelf inrichten. Dit doe je door, op de pagina, op de knop 'Kolommen aanpassen' te klikken. 

Afgehandelde opdrachten

Via het menu aan de linkerzijde 'Archief en rapportage' vind je alle afgehandelde opdrachten terug. In de opdracht vind je alle gegevens terug die op locatie zijn vastgelegd (verrichte werkzaamheden, foto's, verbruikt materiaal, enz.). Daarnaast vind je in de 'Communicatie' sectie alle correspondentie terug. Ook alle klant-, product- en servicegegevens blijven bestaan.

Bericht templates aanmaken

Door te werken met bericht templates kunnen medewerkers eenvoudig en snel templates opvragen via de communicatiemodule om deze vervolgens te versturen via een intern bericht, e-mail of SMS. De templates beheer je via 'Instellingen en financieel' > 'Communicatie'.

Gebruikersaccount aanmaken

Je kunt onbeperkt gebruikersaccounts aanmaken voor de binnendienst en voor je monteurs. Dit doe je via 'Gebruikersaccounts' in het menu aan de linkerzijde. Aan gebruikersaccounts voor de binnendienst kun je zelf een rol hangen, een admin of operator. Een admin heeft alle rechten, een operator kun je zelf rechten geven. Monteurs krijgen een eigen besloten gebruikersaccount en zien alleen de opdrachten die je hebt doorgezet naar de desbetreffende monteur.

Hoe maak ik een opdracht aan?

Het proces begint bij het aanmaken van een opdracht (alias; werkbon, melding, bon, ticket, order), dit doe je via het menu aan de linkerzijde 'Opdracht aanmaken'. Vul het formulier in en klik op 'Aanmaken', vervolgens wordt de opdracht aangemaakt en kun je aan de slag. 

Correspondeer met iedere betrokken partij

Iedere opdracht heeft een eigen communicatie-sectie. Zo kun je opmerkingen plaatsen en jouw collega's, de monteur, opdrachtgever, servicepartner of de eindklant een bericht sturen. Je kunt ook bijlage toevoegen. De correspondentie blijft altijd bestaan!

Ontvangt mijn klant statusupdates? (SMS en mail)

Op bepaalde momenten in het proces wordt er automatisch een SMS- en/of e-mailbericht verzonden. Dit kun je zelf instellen via 'Instellingen en financieel' > 'Communicatie'. Zodra je het bericht leeg laat, wordt er niets verzonden. In de opdracht kun je onder de sectie 'Communicatie' terugvinden wanneer welk SMS- en/of e-mailbericht verzonden is. 

Wil jij ook efficiënter werken met Insezo?

Neem dan vrijblijvend contact op met Renzo en hij vertelt je graag meer over de mogelijkheden.

image